小厮是一种职业，多指未成年的男性仆从。古代都是伴随纨绔子弟或高阶的秀才书生。也有卧底如唐伯虎，所以说这是一个光荣的职业。

        而采购的日常，每天也是上窜下跳，左穿右插，来来回回奔走四方。感觉和小厮的日常差不多，但说回来，采购每天具体是忙些什么，可能列位就不清楚了。还好有我这枚从业18载资深老鸟为您答疑释惑，很多事情是看上去简单，但实际未必。也许您是，品质管理，工程研发。生产制造，销售业务，人事管理，行政后勤，财务成本又或是家庭主妇，都可以好好看看这篇文章，这里讲述的不光是采购那些事，而是基于工作生活的智慧，当然，你也可以把它看作一篇非常好的段子，我的梦想也曾想过当一名好的段子手，可惜被多年忙碌的管理工作耽误了。

        采购这桩买卖可不是上上电脑，打打电话，一杯清茶坐吃等下班的轻闲活，而且非常锻炼人，一不小心，刚出道还是温温而雅语不高声的小女生，做了一年采购后，杀气蜚然，周身十丈内不敢近身，否则恐伤及无辜。而性格鲜明、意欲挥斥方遒指点江山的小鲜肉们，做了一年采购后，愈发愤世嫉俗，多有退隐山林之感，一个字，太累！然习武者都知，内家功力非三五载不能小成，寒冬酷暑十数年间方有心得，后来，便学会了以德服人，以礼相待，以身明正，以貌取人（呃，这个没有，我们决计是看心灵美的），再后来，识人识数，上通下达，四平八稳，但还是会忙碌不休，采购从来没有一蹴而就的成功，有的只是涓涓细流，深度耕耘着，有句诗写得很好，随风潜入夜、润物细无声。

  采购的最高职责是：高质量低成本在准确的时间内到货，但问题是你得上辈子修得多少福份，才能让你所需的物料货品无质量问题安全准时的到达制造产线上。为什么这么难？因为本着异常天天有，今年特别多的情怀你就能理解了，异常实在是多：

      1、人为失误，漏下计划、漏下订单、漏转生产订单、忘记交货时间等等；

      2、客户插单，客户是上帝派来考验（折磨）你的；

      3、招投标（谁知道能不能中呢，总不能准备一堆库存等着中标吧）；

      4、供应商忙，接到天大订单，以大客户为尊（你，小客户，门在那边，滚！）；

                                              （不要对号入座哈，我的供应商伙伴都是很可爱的）

      5、采购攻城狮价格、帐期等商务还没谈好（婚还没结就想要孩子，都是社会给逼的）；

      6、 供应商材料到不了，工人招不到；

      7、 供应商股东之间闹矛盾，想分家（分分钟想拆伙，财务没分好，不想开工）；

      8、研发还没确认，因为要做实验、要分析、要走流程；

      9、供应商遭遇百年不遇的台风、水灾、地震（所以要爱护环境，多去烧香，不要惹老天爷不高兴）

      10、人生很长，但流程更长（标准流程外必要的时候需要例外信息的流程）

      11、司机喝酒谈人生去了，不能开车送货;

      12、环保安监消防开出罚单，封厂（坚决拥护国家为环保、消防、安全制定的政策）；

      13、涨价、涨价、涨价；（如果是钱能解决的问题那就不是问题，问题是……）

      14、物料盘点后数字突然变美了，美到不马上来货就要停线；

      15、ECN来得太快，迅雷不及掩耳盗铃之势；（为了更好的质量提升是必须的）；

      16、采购工作人员长得不好看（你肯定是渡劫失败导致）；

      17、原厂感觉不赚钱，顺便就停产了，一货难求；

      18、天气不太好，太热太冷太潮湿，货物总是做不好；

           ………罄竹难书，就不再枚举了。

    1、好的流程能避免遗漏及人为失误，包括本公司和供应商的流程都要清清楚楚 ;

    2、经验丰富的采购处理事务将事半功倍；

    3、做好预测管理，供应链的链条尽理延伸管理；

    4、金钱不是万能的，但钱能解决的事情根本也不是事；

    5、……

    今天的重点不是说欠料解决，关于欠料解决可以看我的简书中或是微信公众号”围炉彭书“中的《光阴志之采购追货十八招》

    异常的产生后重点是预防机制的建立 ，避免在同一个坑掉两次。

    今天的重中之中是讲采购这些货每天都在瞎忙些啥，解密真实，童叟无欺。

      一、了解客户的需求，做好计划管理

      客户分了内外客户，外部客户的消息来源于销售、计划，但仅仅是只有这两方面的还不足够，一个只会埋头干活不懂计划的采购不是好采购，采购还得会分析历史用量，公用料，非标准件区别对待，结合供应商的行情提出自己的分析意见，以给上级、计划部门提出决策分析依据和风险提示。而且和销售多聊天了解客户卖得怎么样要成为一种习惯，本着服务于销售，销售也是衣食父母，是天使的化身来对待，是的，要好好呵护，好好珍惜你们深厚的友谊，一直爱下去。

      这里有一个在别人那里看到的例子：

　　一天中午，丈夫在外给家里打电话：“亲爱的老婆，晚上我想带几个同事回家吃饭可以吗?”(订货意向)

        （要是妻子说不行，那么我们这个案例就，game over了）

　　妻子：“当然可以，来几个人，几点来，想吃什么菜?”

　　丈夫：“6个人，我们7点左右回来，准备些酒、烤鸭、西红柿炒蛋、凉菜、蛋花汤……，你看可以吗?”(商务沟通)

　　妻子：“没问题，我会准备好的，”(订单确认)

　　妻子记录下需要做的菜单(MPS计划)，具体要准备的菜：鸭、酒、西红柿、鸡蛋、酒……(BOM物料清单)，发现需要：1只鸭，5瓶酒，4个番茄，……(BOM展开)，炒蛋需要6个鸡蛋，蛋花汤需要4个鸡蛋(共享物料)。打开冰箱一看(库房)，只剩下2个鸡蛋(缺料)。

　　　　下午4点，电话铃又响：“妈妈，晚上几个同学想来家里吃饭，你帮准备一下。” (紧急订单)好的，儿子，你们想吃什么，爸爸晚上也有客人，你愿意和他们一起吃吗?”

      菜你看着办吧，但一定要有西红柿炒鸡蛋。我们不和大人一起吃，6：30左右回来。”(呵呵，不能并单处理)“好的，肯定让你们满意。”(订单确认)

　　6：45，女儿的电话：“妈妈，我想现在带几个朋友回家吃饭可以吗?”(呵呵，又是紧急订购意向，要求现货)

      “不行呀，女儿，今天妈妈已经需要准备两桌饭了，时间实在是来不及，真的非常抱歉，下次早点说，一定给你们准备好。”(哈哈，这就是ERP的使用局限，要有稳定的外部环境，要有一个起码的提前期)

      在家里要备一些常用的食材，例如干香菇、腐竹、鸡蛋、大米、面条、干菜、皮蛋、火腿等可长期保存的公用物料，遇上台风天也不用去超市排队抢购。

      内部客户研发技术部是大头，研发新技术、新产品所需的物资、软体、工具，每天可能都有新需求，制造部门的维修、设备采买、行政IT等部的耗材、文具，这些需求也会时不时的跑出来恐吓你。如果没有例行的规范计划需求流程管理，那便是很大的灾难，举个栗子，也就是可能出现一个厨师说没酱油了，你去买，另一个厨师说，没有蒜了，你去买，还有一个厨师说，没有盐了，你再去买，没麻油、没剁辣椒、没九层塔、没丁香、没山奈……（啥都没有，开什么饭店嘛）如果没有计划管理，那么，你跑菜市场一天就能给你阵亡了，因为你公司可能有一千多个厨师。

        需求做得再好，遇上紧急的事情还是不一定全部订单都能达成，毕竟谁家都不是刚刚好有一堆库存在等着出货，烤鸭也是需要时间来拔毛、清洁、腌制、烤制，物理时间是躲不掉的，你能做的只能是缩短很多的行政处理时间。

      二、需求转换订单、信息传递，确认再三确认

      有了需求后，采购要将系统内的采购计划（PR)转换为订单，通过审核后释放给供应商开始千山万水的生产、检验、交付。

        系统内有价格、老供应商也就算了，万一是新供应商、新物料，就得去导入供应商、谈好商务条款，包括单价、L/T（交货周期）、最小包装（不是想买一个就买一个的）、最小订货量（你只想买五块的货，但光送货快递费都要十块罗）、帐期（什么时候付钱给对方）、质量协议（万一你送的菜吃坏肚子了，你要赔的）、样品确认书（什么样的货我才能验收通过）、运输方式（你到底是空运还是船运？还是货车运，还是扛过来）、售后服务（你卖的鸡蛋保质期，是管十天还是管一个月、一年都没买几次鸡蛋，两年之后还能买得到吗？）。

        商务完成跟进审核批准后，转换订单发送到供应商，记得，一定要与供应商核对是否收到，确认交付时间。同时每月再核对一次未结的订单，确保双方的数据一致，尾数订单是补货还是关闭掉，都要再三确认。

        三、供应商导入，管理供应商

          市场上卖鸡蛋的很多，到底买哪家的呢，这就涉及到供应商选择和导入。

          供应商的选择要符合以下的一些基本要求:

          成本、交付、质量、技术、服务、财务、员工、管理等多方面。

          1、成本

        对于制造企业来说，成本不仅仅是单价，还应该包括帐期、交货周期、税率、交货地点、最小包装最小订货量，我来解释一下。

        帐期包括现金电汇、银行承兑、月结、期票等方式，资金是需要成本的，供应商能垫资自然比现金要有成本优势。

        交货周期越短，也就意味着你的库存越少，如果一个物料需要两个月才能交货那你的库存风险就越高，两个月的变数很多，如果你的客户给你的交货周期很短，那么你得备两个月的库存，滚动交货时也有两个月的安全库存是隐患。例如鸡蛋是下单后一个月才能交货，那么你每天要用的鸡蛋就得算出整个月的需求，而且你还得考虑紧急订单临时增加的需求，不然你的鸡蛋会经常面临没货用，那么蛋炒饭这道菜就做不出来。

        税率，如果是人民币交易，常用物料供货商的税率有两种: 一种是小规模纳税人3%的税，一种是一般纳税人16%的税，所以要看税前的单价。

        交货地点，大部分的供应商都是交到工厂所在地，也有一些是需要自提，还有一些是货交到香港。同样的单价交货地点，也会有成本差异。

        最小包装量，意味着你原本只想要十个鸡蛋，但是人家就是一箱一箱卖，一下子要买一百个。那如果你要买102个鸡蛋。根据最小包装量，你需要买两箱，也就是200个来满足，因为对方不会拆包。

    最小订购量，这个更麻烦，你原本只想买50个鸡蛋，但是人家起订就是500个鸡蛋，那么你就要多买450个鸡蛋。

      2、交付

      交付指对方的交付能力管理，供应商原材料备货情况，能做你的产品的产线有多少条、富余产能有多少、实质的稼动率、每天的产出量、瓶颈工序的周期、所购物料供应商是否为供应商的常用料、供应商离你的地理空间距离、供应商是租车还是自有车等等。

        举例说明一下。你是一家饭店？你每天要用20000个鸡蛋。那么到底是选择代理商？还是养殖场？这个先放一边，我们来假设选了养殖场，那我们要考虑养殖场送货离我的远近。他是租车送货，还是自己有车送货？自己有车的话有多少台车？他的养殖场有10万只鸡。那能下蛋的有多少只鸡？养殖场每天下的蛋有多少是能分配给我的？养殖场每天售出的蛋是有富余，还是每天都在欠别人的。养殖场的面积够不够增加再养3000只鸡。以应付未来可能日益增多的需求。养殖场有鸡蛋、鸭蛋、鹅蛋供应，那他是以养鸡蛋，鸭蛋，还是鹅蛋为主呢。鹅蛋会不会有一天因为买的人越来越少，突然停产呢？

      请为我这么机智灵活的举例点个大赞，没办法，就是这么机智，小时候多看一休的故事多吃点麦乳精还是有点用的。

      3、质量

      很多人认为质量越高越好，这是客户的需求。但对制造厂商来说，却不是这么理解的。制造厂商考虑的是，合适的质量。就连苹果手机，质量算上乘，但它也只承诺保修一年，我用的苹果数据线几乎都是一年一换，个人使用习惯不同，那么产生的质量问题也就不同。质量同样连接了成本，你加多300到500块钱，手机可以多保一年。所以我们需要和供应商确认好质量要求，量化性能、尺寸、外观、寿命等标准，同时早期要沟通好最低和最高赔偿标准，避免后期扯皮。能不打官司的，尽量都友好协商沟通。毕竟王者荣耀最经典的一句话，沟通是解决问题的唯一途径。（不好好沟通，难道从手机跳过去打对方吗？）

        4、技术

        技术方面主要是看对方的研发能力、工程能力。简单来说，你去饭店吃饭。这个饭店的菜品的口味非常重要，同时该饭店，对于菜品的研发创新也很重要。今时今日，除却那些百年老店。其他饭店总是需要不停的催陈出新、与时俱进，以换取食客的回头率。海底捞即使服务再好，汤底不好，调料不好，也是枉然。所谓工程能力是指具有解析客户对技术要求并能实现的能力。除了技术人才，还有相应的设备制程能力。厨师技术再高，没有好的炉灶，也做不出好菜。

        5、服务

        服务囊括的范围就很广。分别有技术支持服务、售后服务、紧急订单增值服务、响应速度等等。

        6、财务

        这部分包括很多的数据，供应商月度年度的销售金额（搞清楚你的采购金额大概占比）、库存金额（原材料、半成品、成品）、大小客户所占比例（一家大客户占90%，这很危险，大客户万一没了，你的供应商分分钟倒闭，哭都来不及）、毛利率净利率（一般都不会说，自己估，打听）、厂房是租用还是自有（供应商总是搬家，品质及交付一定会捅娄子)、供应商老板身家几何？股东购成？财务是否是老板娘管理？(一旦碰上惧内的，恐怕就非常麻烦。)、年度销售增长率等等。

          7、员工

          为什么要谈到员工？

        中国很多制造企业，目前还谈不上百分百靠流程去管理。即使流程很健全，也还是需要员工有非常多的。工作经验。老员工熟手对公司来说是一件非常重要的事情。首先，老员工他遇到过很多，失败的经验。他们可以预防很多已经发生了的风险，同时产出的效率也是无与伦比的，忠诚度也会更高。供应商员工的工作年限、工作资历总是在影响着工作的质量。

        8、管理

        供应商自身的管理非常多，从战略规划、人力资源、营销理念、创新追求、企业文化、质量理念、供应链运营能力、流程梳理能力等等。

        每个部门互不搭理，就会是一盘散沙，互相掐架，合作互惠的友好关系也是内部要努力的方向。

        员工的满意度会让不良品更少一点。

        关于管理的话题真的是十匹布都写不完。我也懒得去说，总之采购就类似封疆大吏，管理着几十家厂商的交付，不懂点管理是难以从现象看本质，更无法未雨绸缪、防微杜渐。

        接着结合ERP来举例

        丈夫在外给家里打电话，妻子接完电话安排晚餐打开冰箱一看(库房)，只剩下2个鸡蛋(缺料)。

      来到自由市场(找供应商)

妻子：“请问鸡蛋怎么卖?”(采购询价)

小贩：“1个1元，半打5元，1打9.5元。”

妻子：“我只需要8个，但这次买1打。”(经济批量采购)

妻子：“这有一个坏的，换一个。”(验收、退料、换料)　

回到家中

准备洗菜、切菜、炒菜......(工艺路线)，厨房中有燃气灶、微波炉、电饭煲......(工作中心)。妻子发现拔鸭毛最费时间(瓶颈工序，关键工艺路线)，用微波炉自己做烤鸭可能就来不及(产能不足)，于是决定在楼下的餐厅里买现成的(产品委外)。

    儿子打完电话订餐后，发现鸡蛋又不够了，打电话叫小贩送来。(紧急采购)

        6:30，一切准备就绪，可烤鸭还没送来，急忙打电话询问：“我是李太太，怎么订的烤鸭还没送来。”(采购 委外单跟催)

        “不好意思，送货的人已经走了，可能是堵车吧，马上就会到的。”

        门铃响了，“李太太，这是您要的烤鸭。请在单上签一个字。”(验收、入库、转应付帐款)

        丈夫和他的同事，还有儿子和他的同学，对妻子安排的晚餐很满意，给了个大写的赞。送走了所有客人，疲惫的妻子坐在沙发上对丈夫说：“亲爱的，现在咱们家请客的频率非常高，应该要买些厨房用品了(设备采购)，最好能再雇个小保姆。”(连人力资源系统也有接口了)

        丈夫：“家里你做主，需要什么你就去办吧。”(通过审核)

        妻子：“还有，最近家里花销太大，用你的私房钱来补贴一下，好吗?”(哈哈哈哈，最后就是应收货款的催要)

          稍微提一下供应商的来源。早些时候网络并不发达，主要靠一些黄页，展会，同行介绍等手段。现在大部分是网络还有一些微信群、行业联盟协会，并且上门主动推销的也愈发多了起来。

          供应商管理还有很重要的一环就是供应商每个月或每个季度的绩效考核。由采购牵头发起，相关的质量，技术，采购开发，采购交付等部门全面对供应商进行绩效评分。以用于对供应商在订单分配、新产品开发、质量改进、服务改进或淘汰作为主要依据。

        公司与公司有业务交往，有时候和人与人交往是一样一样的，不能只是有事相求才找，平时也要相互走动一下，多了解一下情况，战略的合作伙伴，高层互动，安排两公司打打球，组织培训。 同时一个公司最好不要只是有一个采购对供应商窗口，尽量都以TEAM的方式，质量、研发、采购开发、采购交付，这样了解的信息会更全面一些。

         最后每个月最好做一下供应商和物料交易的分类数据整理。方便自己和部门清楚的了解每月采购的明细情况。

        四、跟催交付到货

        这一段例行工作，可能耗费采购从业者绝大部分的时间。首先异常是一定存在的，欠料的情况我遇到过很多，可以用几句话来概括。

        首先邮件电话沟通，然后找对方老板找自己的上司协助，随后出差驻厂当面沟通或者打地铺死磕，帮供应商找他的供应商沟通或死磕，也可以请吃饭，动之以情，晓之以理，其次找现货，找替代，提前找备选供应商，再次出加班费。最后没办法，只好找销售找计划投降，推后交期。（记住，长得没有小编帅气好看的人，不要轻易死磕，因为有可能对方会关门放狗。）

        我之前追欠料的历程也颇为心酸，挤公交坐摩的，步行好几公里。上产线当工人，打地铺喂蚊子。我记得我同事被狗追过，主要是因为他没有作者长得好看，更关键的一点是，他身上的肉比较的多，估计狗狗看我也没什么食欲。

          五、对帐与不良品处理

          每个月都要与供应商核对当月的交货情况。每个误差数字都要清楚的核对出来，尤其是出现来料异常，反反复复退货的时候，交接一定要清清楚楚。做到月清月结，留到日后就越来越查不清楚了。有些公司对交货应付算得很细致，所以要整理很多的资料跟文件，如送货单、检验单、退货单、Invoice、增值税发票、对账单等等。几十家厂商对下来，也是蛮辛苦，因为我也是从采购员一步成长起来的。

          不良品从判定到双方确认清楚由IQC或SQE交涉清楚，但似乎有时候总有些没有约定那么全面的责任归属，那么则需要采购协调，还得跟进最后的补货，所以说找一个品质高的供应商来供货合作非常的重要。

          六、试产量产与产品寿命周期管理

          一个成功的整机产品是需要无数的设计、验证、再修正、再验证，而往往时间都非常紧，新市场竞争环境下，新项目从来都给不了那么多充分的时间来给你将一项一项的慢慢去做，时间不等人，那么，采购就需要协调配合的协力厂商来尽可能压缩或减少一些可有可无的行政等待时间。（我们采购就是处理信息流，与时间赛跑的人）

        从首件样品、到小PP的试件品，再到量产，采购都得时刻跟进好其进度与状态，避免你与项目组其他同学的所掌握的信息不一致，很多时候，信息不能只是在办公室里等着，得到第一线去了解，去参与。一方面你也能学习到更多的产品工艺知识，一方面你也能对项目运作了解得更透彻（升职加薪迎娶白富美、待嫁高富帅不再是遥远的梦）

          项目管理是各个公司各个行业基本都会用到的知识，从成本估算、立项、里程碑设定、项目成员小组成立，项目设计开发、验证、验收、交付输出这一切都需要项目组成员的鼎力配合。公司财力好的可以用专业的项目管理软件，财力不足的也可以用微软的PROJECT，最不济用EXCEL也行，信息同步与共享是很关键的事情，项目周报等我就不一一述说。

    采购要关注的一点是产品寿命周期管理，包括两方面，其一是产品是物料的寿命周期，初期选型就要避开原厂快要停产或品质异常较多的物料，不然有些项目研发一年后，才开始量产便身陷停产替代的风尴尬局面。万一遇上原厂因为种种异常突然停产，那也请早一点签订好《PCN协议》供应商短的也要半年提前通知停产，不要今天说，明天就停了，客户与质量可不是那么好说话的天使，大家要专业一点，停产可作备货安排（LAST BUY），同时做替代安排。其二、整机产品停产安排，会涉及售后问题，要备好一定量的售后备件，依据你的保修期来设定，也有一部分是保养期之外的有偿保修。一些模具类的也要考虑保留一定时间，万一还有需要一点点，那么还能抢救一下。

        七、采购需要列席的会议      采购因为是与诸多部门有很多交集，那么工作业务开展就需要主动组织或被动列席参加很多的会议：如对料会、MRP特采、新供应商导入评估、供应商试产评估、新物料选型评估、供应商月度或季度的绩效评估、质量改善专项会议、项目进度通报、新产品任务发布会、招投标、模具或重大资产采购评估、供应商大会、战略供应商例行会议、紧急订单欠料会议，重大品质专项会、制造损失工时分析会议等等。还好，采购是有分工而作，采购开发、采购执行会分头行事，大一些的公司会将活分得更细致一些，中小型的公司有些则是采购专员类的分工，一个人从开发、执行全部做完，毕竟成本问题，一个萝卜一个坑，事情会有很多，工作总也是忙不完的。

   

    准备收工，随随便便就写了许多，采购的工作是一个细活，谁都能做，也不是谁都能坚持做，或是不一定谁都能做好，初初容易，进阶很难。想要做好，我的心得是，沟通再多一点，勤快再多一点，专业再精一点，业务再通一点。采购重点就是要掌握信息，快速处理好信息和物流问题，平时多与现有供应商以及潜在的供应商多聊天多沟通，到第一线到现场去学习了解，朝半个专家以上去努力迈进，这样即使遇到一些不太诚信的厂商，你也能甄别出来，不致于被卖了还在帮他数钱的事情发生。所幸一路走来，我遇到的合作伙伴还是非常的给力（好人还是很多很多的）。

    工作一如继往的很忙，异常依然会持续的发生，但只要勤奋、专业、负责的心态，那很多的事情也会迎刃而解。采购的工作并不是那么多的潇洒自如，上天入地，我看到的更多的是风里雨里，白天不知夜的黑在忙碌奔波，这本是职责所在，理所当然，还依旧需要理解与关爱。所以大家相处的过程中，特别需要多一分友好，少一点分歧，多一点沟通，少一点扯皮，多一点真诚，少一点欺瞞，道理其实很简单，你懂，我懂，大家其实都懂。

      感谢也感恩于一路上帮助与支持我工作的小伙伴们，再次感谢！

                   彭金辉 2018年9月25日 深圳